Come stampare automaticamente e-mail e allegati

Avere successo nel mondo di oggi ha molto a che fare con la ricerca di soluzioni affidabili e automatizzate che accelereranno il flusso di lavoro e semplificheranno il lavoro. Se lavori in televendite, vendita al dettaglio o un settore simile, è probabile che tu riceva molti allegati e-mail con ordini e ricevute che devono essere stampati. Ma se devi stampare spesso qualcosa, potrebbe diventare rapidamente un lavoro a tempo pieno. In una situazione come questa, automatizzare la stampa dei tuoi allegati di posta elettronica ti farà sicuramente risparmiare molto tempo.

Ma tieni presente che questo processo di automazione non può essere eseguito tramite un'app Web come Gmail.com o Outlook.com. Finora, solo i client di posta elettronica sono in grado di ottenere questa funzionalità. Chrome e Firefox hanno una serie di estensioni / componenti aggiuntivi che renderanno la stampa degli allegati e-mail più facile e veloce, ma non sono in grado di automatizzare l'intero processo.

Utilizzo di client di posta elettronica per stampare automaticamente gli allegati di posta elettronica

L'utilizzo di un client di posta elettronica come Outlook o Thunderbird apre una nuova strada di possibilità di automazione. Con le estensioni, i componenti aggiuntivi e / o gli script giusti, puoi configurare il tuo client di posta elettronica per stampare qualsiasi coda, inclusa la Posta in arrivo. È quindi possibile impostare regole specifiche per stampare l'e-mail seguita dall'allegato o stampare esclusivamente l'allegato.Puoi essere ancora più specifico configurando il tuo client di posta in modo che stampi in base al mittente o in base al tipo di file dell'allegato.

Nota: il tuo provider di posta elettronica non è importante. Finché utilizzi un client di posta elettronica dedicato come Outlook o Thunderbird, questo dovrebbe funzionare con qualsiasi provider di posta elettronica (Gmail, Hotmail, Yahoo, ecc.) Se configurato correttamente.

Se utilizzi Outlook, ci sono molti componenti aggiuntivi a pagamento che ti consentiranno di farlo con facilità. Ecco alcuni buoni esempi:

  • Componenti aggiuntivi di Office
  • EZDetach
  • Stampa automatica
  • Strumenti di stampa per Outlook

Nota:  tutti i componenti aggiuntivi di cui sopra costeranno oltre $ 20, ma la maggior parte offrirà un periodo di prova.

Se non stai cercando di spendere soldi, ci sono alternative gratuite per automatizzare la stampa dei tuoi allegati e-mail. Ma tieni presente che dovrai dedicare un po 'di tempo a modificare il tuo client di posta elettronica. Nel caso in cui decidessi di seguire questa strada, permettici di semplificarti il ​​lavoro. Abbiamo incluso tre metodi passo passo che ti aiuteranno a ottenere questa funzionalità con il tuo account di posta elettronica.

La soluzione più elegante che stamperà automaticamente e-mail e allegati e-mail è utilizzare un software dedicato. Ma la configurazione di un gestore di posta elettronica esterno per automatizzare questo processo richiederà alla fine di spendere dei soldi. Segui il metodo 1 per configurare Automatic Email Manager 6 per stampare le tue e-mail e gli allegati e-mail. Offrono un periodo di prova di 30 giorni, quindi potrai provarlo gratuitamente prima di spendere soldi.

Il secondo metodo ( Metodo 2 ) implica l'aggiunta di uno script VBA e una regola a Outlook. Sebbene richieda di essere abbastanza tecnico, è la guida più efficiente tra le due. Se non sei particolarmente appassionato di Outlook, puoi seguire un'altra strada ( Metodo 3 ) e utilizzare Thunderbird insieme a due estensioni per stampare automaticamente la tua posta elettronica.

Quando sei pronto per iniziare, segui uno dei metodi seguenti per automatizzare la stampa degli allegati e-mail. Cominciamo.

Metodo 1: utilizzo di Automatic Email Manager 6 per stampare allegati di posta elettronica

Se non stai utilizzando un client di posta elettronica dedicato come Outlook o Thunderbird, la configurazione di un gestore di posta esterno è la soluzione più affidabile. Automatic Email Manager 6  ti consentirà di connettere qualsiasi casella di posta elettronica inclusi POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo e l'elenco potrebbe continuare.

Il software ti consentirà di definire azioni specifiche utilizzando un sistema di regole intuitivo. Ti permetterà di stampare da mittenti specifici o stampare solo gli allegati dalle e-mail. Segui la guida di seguito per installare e configurare Automatic Email Manager 6 per stampare automaticamente e-mail e allegati e-mail:

  1. Scarica il programma di installazione dal sito ufficiale. Se vuoi provarlo prima, clicca su Scarica Demo.

  2. Apri Automatic Email Manager e segui le istruzioni sullo schermo per installarlo sul tuo sistema.

  3. Avvia l'applicazione e inserisci un nome che verrà utilizzato come riferimento per il tuo account. Quindi, seleziona E-mail con questo indirizzo e inserisci la tua e-mail da dove desideri stampare le e-mail. Infine, premi Avanti per procedere.

  4. Seleziona il tuo tipo di email dall'elenco. Se il tuo provider di posta elettronica non è nell'elenco predefinito, seleziona l' opzione provider di posta predefinito e cerca la configurazione dell'email. Premi Avanti per procedere ulteriormente.

  5. Nella finestra successiva, inizia controllando se l'indirizzo del server della tua email è corretto. In tal caso, inserisci la tua email e la password nelle caselle sottostanti. Quindi, fare clic su Verifica connessione per assicurarsi che la configurazione funzioni. Infine, premi Avanti .

  6. Imposta l'intervallo di verifica del tuo account in base alle tue esigenze. Puoi anche configurarlo per controllare solo durante i tuoi giorni lavorativi facendo clic sull'utilità di pianificazione avanzata . Premi Avanti per avanzare.

  7. Quindi, fai clic su Aggiungi azione. Seleziona Stampa allegati o Stampa corpo e-mail , a seconda di cosa ti serve. Premi Avanti e seleziona la stampante che desideri utilizzare.

  8. Avrai quindi la possibilità di applicare un certo filtro selezionando No . Se desideri che l'operazione venga applicata sempre, seleziona . Infine, premi Ok per confermare l'azione che hai appena creato.

    Nota: se desideri che il software stampi sia il corpo dell'e-mail che gli allegati, vai avanti e crea una seconda azione con l'altro scenario. Ad esempio, se la tua prima azione riguardava la stampa degli allegati, creane una seconda che stamperà il corpo dell'email.

Dopo aver premuto OK , il gestore di posta elettronica automatico inizierà a controllare la posta in arrivo e stamperà tutto ciò che soddisfa i criteri precedentemente stabiliti.

Metodo 2: utilizzo di Outlook per stampare automaticamente gli allegati di posta elettronica

Outlook è il client di posta elettronica più popolare, quindi se il tuo lavoro ruota attorno al tuo account di posta elettronica, è probabile che tu lo stia già utilizzando. Outlook è altamente configurabile e ti permetterà di stampare gli allegati delle email in arrivo.

Per fare ciò, creeremo uno script VBA in Outlook e quindi lo useremo con una regola di Outlook. Ecco una panoramica completa dell'intero processo:

Nota: i seguenti passaggi sono confermati per funzionare in Outlook 2016. Sebbene non siano stati testati con versioni precedenti, lo script seguente dovrebbe teoricamente funzionare con tutte le versioni di Outlook fino a Outlook 2010.

Creazione di uno script VBA + regola per stampare automaticamente gli allegati di posta elettronica in Outlook

  1. Apri Outlook e accedi alla scheda Sviluppatore dalla barra degli strumenti, quindi fai clic sul pulsante Visual Basic .

    Nota: se non vedi la scheda Sviluppatore, vai su File e fai clic su Opzioni. Da lì, fai clic sulla scheda Personalizza barra multifunzione e seleziona la casella accanto a Sviluppatore . Premi Ok per confermare. Ora, la scheda Sviluppatore dovrebbe essere visibile nella barra multifunzione nella parte superiore dello schermo.

  2. Una volta che la finestra di Microsoft Visual Basic, Applications Edition è attiva, espandere la struttura di Project1 (a sinistra). Quindi, fare doppio clic su ThisOutlookSession .

  3. Ora incolla il seguente codice script nella finestra Project1 (a destra): Sub LSPrint (Item As Outlook.MailItem)

    In caso di errore GoTo OError'Rileva la cartella temporanea

    Dim oFS As FileSystemObject

    Dim sTempFolder As String

    Impostare oFS = New FileSystemObject

    'Posizione cartella temporanea

    sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) "Crea una cartella Temp speciale

    cTmpFld = sTempFolder & "\ OETMP" e formato (ora, "yyyymmddhhmmss")

    MkDir (cTmpFld) 'Salva e stampa l'allegato

    Dim oAtt come allegato

    Per ogni oAtt In Item.Attachments

    FileName = oAtt.FileName

    FullFile = cTmpFld & "\" & FileName'S Salvataggio dell'allegato

    oAtt.SaveAsFile (FullFile) 'Stampa l'allegato

    Imposta objShell = CreateObject ("Shell.Application")

    Imposta objFolder = objShell.NameSpace (0)

    Imposta objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)

    objFolderItem.InvokeVerbEx ("print") Avanti oAtt'Pulisce i file temporanei

    Se non oFS è niente, impostare oFS = Nothing

    Se non objFolder è Nothing, impostare objFolder = Nothing

    Se non è objFolderItem, impostare objFolderItem = Nothing

    Se non objShell non è nulla, imposta objShell = NothingOError:

    If Err 0 Allora

    MsgBox Err.Number & "-" & Err.Description

    Err.Clear

    Finisci se

    Esci da SubEnd Sub

    oAtt.SaveAsFile (FullFile)

    Imposta objShell = CreateObject ("Shell.Application")

    Imposta objFolder = objShell.NameSpace (0)

    Imposta objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)

    objFolderItem.InvokeVerbEx ("print")

    Avanti oAtt

    Se non oFS è niente, impostare oFS = Nothing

    Se non objFolder è Nothing, impostare objFolder = Nothing

    Se non è objFolderItem, impostare objFolderItem = Nothing

    Se non objShell non è nulla, impostare objShell = Nothing

    OError:

    If Err 0 Allora

    MsgBox Err.Number & "-" & Err.Description

    Err.Clear

    Finisci se

    Esci da Sub

    End Sub

  4. Dopo aver incollato il codice all'interno di Project1 , vai su Strumenti (nella sezione superiore dello schermo) e fai clic su Riferimenti.

  5. Scorri verso il basso e seleziona la casella accanto a Microsoft Scripting Runtime. Fare clic su OK per salvare l'opzione e chiudere la finestra Riferimenti .

  6. Ora premi l' icona Salva nell'angolo in alto a sinistra della finestra di Visual Basic . Ora puoi chiudere in sicurezza Visual Basic .

  7. Successivamente, vai su File e fai clic su Regole e avvisi .

  8. Fai clic su Nuova regola,  quindi su Applica regola sui messaggi che ricevo . Fare clic su Avanti per procedere.

  9. Ora devi decidere la condizione che deve essere soddisfatta. Se desideri che tutti i tuoi allegati vengano stampati, seleziona la casella accanto a " che ha un allegato". Premi Avanti per procedere.

    Nota:  se non desideri stampare tutti i tuoi allegati, puoi utilizzare una condizione diversa qui. Lo script dovrebbe funzionare anche con mittenti specifici o parole specifiche.

  10. Nella finestra successiva, seleziona la casella accanto a Esegui uno script. Quindi, fai clic su uno script , evidenzia ThisOutlookSession e premi Ok . Quindi, premi Fine per confermare.

  11. Nella finestra Regole e avvisi , assicurati che la casella accanto alla regola che hai appena creato sia selezionata. Quando lo è, premi Applica.

Questo è tutto. Gli allegati e-mail dovrebbero uscire automaticamente dalla stampante non appena li ricevi.

Importante: tieni presente che funzionerà solo quando Outlook è aperto e il tuo account di posta elettronica è configurato su questo particolare computer. Inoltre, assicurati che la tua stampante sia completamente configurata e abbia tutti i driver richiesti.

Metodo 3: utilizzo di Thunderbird per stampare automaticamente le e-mail

Mozilla Thunderbird è un client di posta elettronica gratuito e open source. La comunità dietro è molto attiva, permettendoti di trovare molte estensioni che si aggiungeranno alla già grande funzionalità.

Tornare all'attività in questione: configurare Thunderbird per stampare automaticamente le e-mail non è difficile, ma richiederà un po 'di tempo. Useremo due estensioni: FitaQuilla e Printing Tools.

Nota: tieni presente che questo metodo non stamperà l'allegato da un'e-mail. Stamperà solo il titolo e il corpo dell'email ricevuta. Se il corpo dell'email include file jpeg o png, verranno stampati anche loro.

Configurare Thunderbird per stampare automaticamente le e-mail è abbastanza semplice. L'unico inconveniente minore è FitaQuilla : l'estensione non è aggiornata per essere compatibile con l'ultima versione di Thunderbird, quindi dovrai installarla manualmente.

Se decidi di utilizzare Thunderbird per stampare i tuoi allegati e-mail in modo efficiente, segui la guida di seguito.

Utilizzo di Thunderbird + FitaQuilla + Strumenti di stampa per stampare automaticamente gli allegati di posta elettronica

PS: questo metodo potrebbe funzionare o non funzionare.

  1. Scarica e installa l'ultima versione di Thunderbird dal sito ufficiale.
  2. Scarica FiltaQuilla e Opzioni stampante sul tuo sistema.

  3. Apri Thunderbird, tocca l'icona del menu nell'angolo in alto a destra e fai clic su Componenti aggiuntivi.

  4. Tocca l' icona a forma di ingranaggio e fai clic su Installa componente aggiuntivo da file.

  5. Vai alla posizione in cui hai scaricato il componente aggiuntivo, selezionalo e fai clic su Apri .

  6. Ripeti i passaggi 4 e 4 con l'altra estensione e riavvia Thunderbird.
  7. Una volta che Thunderbird si apre di nuovo, vai su Componenti aggiuntivi> Estensioni e fai clic sul pulsante Opzioni di PrintingTools .

  8. Seleziona le Opzioni di stampa globali e seleziona la casella accanto a Stampa senza la finestra di dialogo . Premi Ok per salvare la tua selezione.

  9. Fare nuovamente clic sul pulsante del menu e andare su Filtri messaggi> Filtri messaggi.

  10. Fare clic sul pulsante Nuovo per creare un nuovo filtro. Inizia inserendo un nome per il tuo filtro. Quindi, seleziona la casella accanto a Recupero della nuova posta e filtrala dopo la classificazione della posta indesiderata . Successivamente, imposta la condizione su Stato allegato> È> Ha allegati . Infine, imposta l'azione finale su Stampa , quindi premi Ok per salvare.

  11. Ora torna alla finestra dei filtri dei messaggi e assicurati che il filtro sia abilitato.

Questo è tutto. Il tuo client di posta elettronica Thunderbird è ora configurato per stampare automaticamente le email Assicurati che sia acceso e che la tua email sia configurata correttamente in Thunderbird.